L'article 20 de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2009, codifié aux articles L. 3261-2 et suivants du Code du travail, a mise en place différentes mesures d'aides, financées par l'employeur avec l'aide de l'Etat, aux salariés pour le financement de leurs frais de déplacement entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.
Les modalités de mise en œuvre par les entreprises de ces mesures d'aide viennent d'être précisées par une circulaire du 28 janvier 2009. Ce texte apporte, également, des précisions sur le régime social qui leur est applicable.
Prise en charge des frais de transports collectifs ou d'un abonnement à un service public de location de vélos
Principe
A titre liminaire, il convient de rappeler que tout employeur est tenu de prendre en charge 50 % des frais d'abonnement à un service public de transport collectif ou de location de vélos engagés par ses salariés pour leur déplacement entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.
L'employeur est, toutefois, en droit de refuser la prise en charge de ces frais lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités d'un montant au moins égal à la prise en charge légale ou lorsque le salarié n'engage pas de frais pour les déplacements susvisés (par exemple, lorsque l'employeur organise lui-même le transport de ses salariés). Dans l'hypothèse où une prise en charge financière existe, mais que son montant est inférieur au dispositif légal, l'employeur est tenu de la compléter à hauteur des 50 % du coût des frais engagés ou mettre en œuvre le nouveau dispositif légal.
Par ailleurs, il importe de noter que l'employeur n'est tenu de prendre en charge que les titres de transport permettant de réaliser, dans le temps le plus court, les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié et sur la base du tarif de seconde classe. Ainsi, lorsque le lieu de travail et la résidence habituelle d'un salarié tous deux situés en Ile de France (banlieue), il peut être plus rapide de passer par Paris, et donc de souscrire à un abonnement comprenant une zone complémentaire, que de réaliser le trajet de banlieue à banlieue. Dans ce cas, la prise en charge se fera sur la base de l'abonnement souscrit.
Enfin, la prise en charge par l'employeur doit couvrir l'intégralité du trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail effectué en transports collectifs. Si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet, l'employeur prend en charge 50 % de chacun de ces titres.
Modalités de prise en charge
La loi ne prévoit pas de modalités particulières de prise en charge. Ainsi :
- le remboursement doit intervenir dans les meilleurs délais et, au plus tard, le mois suivant celui pour lequel les titres ont été validés. Ce délai maximal est impératif.
- la prise en charge des frais de transport est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres et de la copie de l'abonnement souscrit par le salarié. Dans le cas où les titres ne sont pas nominatifs, ils doivent permettre l'identification du bénéficiaire.
- en ce qui concerne les salariés intérimaires, une attestation sur l'honneur adressée à l'entreprise de travail temporaire suffit à ouvrir droit à la prise en charge des frais d'abonnement. L'employeur peut, toutefois, demander la production du titre du transport.
Cas des salariés à temps partiel
Le salarié à temps partiel qui travaille au moins un mi-temps a droit à une prise en charge identique à celle du salarié travaillant à temps plein. Quant au salarié à temps partiel travaillant moins d'un mi-temps, celui-ci bénéficie d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport au mi-temps.
Mention sur le bulletin de paie
Le montant de la prise en charge des frais de transports collectifs ou d'abonnement à un service public de location de vélos doit figurer sur les bulletins de paie édités à compter du 1er janvier 2009. Toutefois, pour permettre l'éventuelle adaptation des logiciels de paie, la délivrance d'un bulletin de paie sans la mention susvisée n'est passible de l'amende prévue pour les contraventions de 3e classe (maximum 450 €) qu'à compter du 1er avril 2009.
Régime social applicable
La prise en charge obligatoire des frais de transports susvisés n'entre pas dans l'assiette des cotisations et contributions sociales. Si l'employeur va au-delà de l'obligation légale de prise en charge, la prise en charge facultative reste exonérées dans la limite des frais réellement engagés, et dans les conditions prévues au 3.4.1. de la circulaire DSS/SDFSS/5B/2003/07 du 7 janvier 2003.
Pour que la prise en charge obligatoire des frais de transports n'entre pas dans l'assiette des cotisations et contributions sociales, une copie de l'abonnement souscrit par le salarié doit être fournie à l'employeur. S'agissant des salariés intérimaires, l'attestation sur l'honneur est suffisante.
Prise en charge des frais de transports personnels
Principe et salariés concernés
L'employeur dispose de la faculté de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d'alimentation d'un véhicule électrique, engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Il s'agit d'une faculté et non d'une obligation.
Certains salariés ne sont, toutefois, pas concernés par cette prise en charge des frais de transports personnels. Il s'agit, plus particulièrement, des salariés suivants :
- les salariés dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d'Ile de France et d'un périmètre de transports urbains défini par l'article 27 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d'orientation des transports intérieurs ;
- les salariés pour lesquels la résidence ou le lieu de travail se trouve pourtant dans ces zones, mais dont l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable soit parce que le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail n'est pas desservi par les transports en commun, soit en raison d'horaires particuliers de travail (travail de nuit, travail continu, etc.).
Modalités de prise en charge
Contrairement à la prise en charge des frais d'abonnement à un service public de transport collectif ou de location de vélos, la loi apporte des précisions sur les modalités de prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation d'un véhicule électrique.
Pour les entreprises d'au moins 50 salariés dans lesquelles a été désigné un délégué syndical, un accord entre l'employeur et un ou des représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise doit expressément prévoir la prise en charge de ces frais de transports personnels. Pour les autres entreprises, l'employeur peut décider unilatéralement de cette prise en charge.
Les modalités d'attribution de cette prise en charge sont fixées librement par les parties à l'accord d'entreprise ou par l'employeur. En cas de modification de ces modalités, un délai de prévenance d'au moins un mois droit être respecté.
Enfin, il convient de souligner qu'il appartient à l'employeur de disposer des éléments justifiant de la prise en charge des frais de carburant.
Cas des salariés à temps partiel
Pour les salariés à temps partiel, les modalités de prise en charge sont identiques à celles prévues pour le remboursement des frais de transports collectifs ci-dessus exposées.
Mention sur le bulletin de paie
Le bulletin de paie comporte, à l'identique des frais de transports collectifs ou d'abonnement à un service public de location de vélos, le montant des frais de transports personnels pris en charge par l'employeur.
Régime social applicable
La prise en charge obligatoire des frais de transports susvisés n'est assujettie à aucune cotisation, ni contribution d'origine légale ou conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite de 200 € par an et par salarié.
Les cotisations et contributions visées, pour les employeurs du secteur privé, sont les suivantes :
- cotisations salariales et patronales de sécu sociale ;
- CSG et CRDS ;
- cotisations salariales et patronales aux régimes de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO (y compris GFF et APEC) ;
- cotisation solidarité autonomie ;
- versement transport ;
- cotisation et contribution dues au FNAL ;
- taxe d'apprentissage ;
- participation des employeurs à la formation professionnelle continue ;
- participation des employeurs à l'effort de construction.
La prise en charge des frais de transport n'est pas soumise à la taxe sur les salaires.
Le bénéfice de lcette prise en charge ne peut pas être cumulé avec la déduction forfaitaire spécifique pour les frais professionnels pour les professions prévues à l'article 5 de l'annexe IV du CGI, qui en bénéficient.
Cette prise en charge peut, en outre, se cumuler avec l'exclusion d'assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques. Cependant, le montant total exclu de l'assiette des cotisations et contributions sociales, issus à la fois de la prise en charge des frais de transports et de la prise en charge par l'employeur des indemnités kilométriques, ne peut pas excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié. En cas de cumul du bénéfice, pour un même salarié, de l'exclusion d'assiette liée à cette prise en charge et aux indemnités kilométriques, l'employeur doit donc être en meure de produire, lors d'un contrôle, la preuve que les sommes versées exclues de l'assiette correspondent aux frais réellement engagés.
Source :
Circulaire DGT-DSS n° 01 du 28 janvier 2009
portant application de l'article 20 de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 relatif aux frais de transport entre la résidence habituelle et le lieu de travail des salariés.
